L'organisation du cabinet,
sans bruit de fond.
Vesperlin accompagne les responsables de cabinet dans la structuration des processus administratifs : accueil des dossiers, circulation des documents, style des correspondances. Depuis le Quai des Bergues, à distance ou sur site à Paris.
Ce que nous faisons
pour votre cabinet.
Trois domaines d'intervention administratifs, sans lien avec l'exercice professionnel. Chaque mission se conclut par un livrable documenté, utilisable immédiatement par vos équipes.
Conception du processus d'accueil
Refonte de la séquence d'accueil des nouvelles demandes : premier contact, collecte des informations, routage interne, message de délai, archivage du dossier. Livré sous forme de description de processus, d'un plan de script de réception et d'une structure de formulaire.
Dématérialisation documentaire
Conseil pour passer d'une circulation papier à une gestion numérique organisée : conventions de scan, nommage, arborescence, droits par rôle, acheminement des signatures, archivage des dossiers clos. Inclut la cartographie de l'état actuel et un plan de migration en trois étapes.
Guide de style des correspondances
Développement d'un style maison pour la communication écrite sortante : structure des courriers, conventions de salutation, référencement, ton des messages courants, et douze gabarits pour les accusés de réception, confirmations de rendez-vous et mises à jour de dossier.
Discret, documenté,
livré à l'échéance.
Chaque mission suit le rythme du cabinet, non l'inverse. Nous travaillons à partir de ce qui existe, nous proposons des ajustements mesurés, et nous remettons des documents que vos collaborateurs peuvent reprendre sans formation complémentaire.
Travail administratif uniquement
Nous n'intervenons pas dans le traitement des dossiers professionnels. Le périmètre de chaque mission est clairement délimité avant le début des travaux.
Délais respectés
Chaque mission est planifiée avec une échéance ferme. Nous répondons aux questions intermédiaires sous 48 heures ouvrées.
Agnostique en termes d'outils
Nous adaptons nos recommandations aux logiciels que vous utilisez déjà. Aucune solution spécifique n'est imposée.
Interlocuteur stable
Un seul contact de bout en bout. Pas de réaffectation en cours de mission, pas de relance nécessaire de votre côté.
La refonte de notre processus d'accueil a pris trois semaines. Depuis, la réception sait exactement quoi faire à chaque étape, et les dossiers arrivent déjà structurés sur les bureaux.
Parler de votre cabinet.
Décrivez la situation en quelques lignes. Nous revenons vers vous sous 48 heures ouvrées pour convenir d'un premier échange.
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1201 Genève, Suisse
09h00 – 18h00